Dijitalleşmenin Üniversite Yabancı Dil Hazırlık Okullarındaki Yönetim Uygulamaları ile Öğretim Elemanlarının İş Yaşamına Etkisinin İncelenmesi

Abstract

Bu araştırmanın amacı, dijitalleşmenin üniversitelerin yabancı dil hazırlık okullarındaki yönetim uygulamaları ve öğretim elemanlarının iş yaşamı üzerindeki etkisinin incelenmesidir. Bu amaç doğrultusunda araştırmada, hazırlık okullarında yönetim uygulamalarında kullanılmakta olan dijital araçların neler olduğu ve bu dijital araçların ve dijitalleşmenin yönetim işlevleri ve süreçleri üzerindeki etkileri ile öğretim elemanlarının iş yaşamına etkisi ortaya konmuştur. Araştırma, olgubilim (fenomenoloji) desenindedir. Araştırmanın çalışma grubu, amaçlı örneklem yöntemlerinden maksimum çeşitlilik örneklemesi yöntemi ile belirlenmiştir. 2023-2024 Eğitim-Öğretim yılında İstanbul ilindeki Devlet ve Vakıf Üniversitelerinin yabancı dil hazırlık okullarında görevli öğretim elemanlarının görüşlerine başvurulmuştur. Altı devlet üniversitesi ve altı vakıf üniversitesi seçilerek her üniversiteden üç öğretim elemanı ile görüşülmüş ve toplamda otuz altı öğretim elemanı araştırmanın çalışma grubunu oluşturmuştur. Maksimum çeşitlilik örneklemesine uygun olarak devlet ve vakıf olmak üzere iki farklı tür üniversiteden, farklı yaşlarda ve farklı mesleki deneyime sahip öğretim elemanlarından, yönetim kademesinde çalışan, farklı ofislerde görev yapan ve sadece derse girmekle yükümlü olan öğretim elemanları olarak farklı pozisyonlarda görev yapmakta olan öğretim elemanları ile görüşülmüştür. Yarı yapılandırılmış sorulardan oluşan görüşme formları ile elde edilen veriler içerik analizi tekniğine göre çözümlenmiştir. Araştırmadan elde edilen bulgulara göre, yabancı dil hazırlık okullarında yönetim uygulamalarında en çok kullanılan dijital araç E-Postadır. E-Postadan sonra yönetim işlevleri için en çok kullanılmakta olan dijital araç Web Sitesi, yönetim süreçleri için ise Anlık Mesajlaşma Uygulamalarıdır. Yönetim işlevlerinde en az kullanılan dijital araçlar öğretim elemanları tarafından 1'er kez tekrarlanan Kısa Mesaj Uygulaması, E-Sınıf Uygulaması, Akıllı Kampüs, Akıllı Bina, Mobil Uygulama, Çevrimiçi İş Talep Formu ve İntihal Tespit Programları olmaktadır. Yönetim süreçlerinde en az kullanılan dijital araçlar ise 1'er kez tekrarlanan QR Kod, KYS, Çevrimiçi Doküman Oluşturma Uygulaması, Masraf Yönetim-Bütçe Sistemi, Dijital Toplantı Tutanağı, Dijital El Kitapları ve CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi) olmaktadır. Dijital araçların ve dijitalleşmenin yönetim uygulamaları üzerindeki etkisi hakkında en sık kullanılan ortak temalar yönetim işlevlerini ve süreçlerini kolaylaştırma, hızlandırma, kayıt altına alabilme ve kanıtlayabilme olarak ortaya çıkmıştır. Takip edebilme, mekândan bağımsız erişim sağlama, şeffaflık, resmiyet ve mahremiyet kazandırma ortaya çıkan diğer sık kullanılan temalardır. Yönetim işlevleri ve süreçleri ile ilgili dijitalleşme kaynaklı yaşanabilen zorluklar ise başka bir ortak tema olarak bulunmuştur. Dijital araçların ve dijitalleşmenin mesai içi ve dışı iş yaşamı üzerindeki olumlu etkilerine dair ortak temalar iş yaşamını hızlandırma ve kolaylaştırma olarak bulunmuştur. Diğer ulaşılan temalar ise kanıtlanabilir olma, mahremiyet kazandırma, motive etme ve uzaktan çalışabilmedir. Dijital araçların ve dijitalleşmenin mesai içi ve dışı iş yaşamı üzerindeki olumsuz etkilerine dair ulaşılan temalar ise iş yükünü artırma, psikolojik durum üzerindeki etkiler, özel yaşam üzerindeki etkiler ve mesai saatinin ortadan kalkması olmuştur.

The aim of this research is to examine the impact of digitalization on the management practices and professional lives of faculty members in foreign language preparatory schools of universities. For this purpose, the research explores the digital tools used in management practices in preparatory schools, the effects of these digital tools and digitalization on management functions and processes, and the impact of these digital tools and digitalization on the professional lives of faculty members. The research employs a phenomenological design. The study group was determined using maximum variation sampling, a type of purposive sampling method. The opinions of faculty members working in foreign language preparatory schools at state and foundation universities in Istanbul during the 2023-2024 academic year were consulted. Six state universities and six foundation universities were selected, and three faculty members from each university were interviewed, resulting in a total of thirty-six faculty members. In accordance with maximum variation sampling, interviews were conducted with faculty members of different ages and professional experience from two different types of universities, state and foundation, working in different positions including those working at the administrative level, those working in different offices, and those solely responsible for teaching classes. The data obtained through interview forms consisting of semi-structured questions were analyzed using the content analysis technique. According to the findings of the research, the most commonly used digital tool in management practices in foreign language preparatory schools is e-mail. After e-mail, the most commonly used digital tool for management functions is the website, and instant messaging applications are for management processes. The least commonly used digital tools in management functions are the Text Messaging Application, E-Class Application, Smart Campus, Smart Building, Mobile Application, Online Job Request Form, and Plagiarism Detection Programs, all of which are repeated once by faculty members. The least frequently used digital tools in management processes are QR Code, QMS, Online Document Creation Application, Expense Management-Budget System, Digital Meeting Minutes, Digital Handbooks, and CİMER (Presidential Communication Center), all of which are repeated once. The most frequently used themes regarding the impact of digital tools and digitalization on management practices are facilitating, accelerating, recording, and proving management functions and processes. Other frequently used themes include tracking, providing location-independent access, transparency, formalization, and privacy. Another common theme was the challenges that may arise from digitalization in management functions and processes. Common themes regarding the positive impacts of digital tools and digitalization on work life, both inside and outside of work hours, were found to be accelerating and facilitating work life. Other themes identified included demonstrability, privacy, motivation, and the ability to work remotely. The negative themes identified regarding the negative impacts of digital tools and digitalization on work life, both inside and outside of work hours, included increased workload, psychological impact, impact on private life, and the elimination of working hours.